CASOS DE USO POR INDUSTRIA

Desglose de Nómina

Comparación de XML referentes a la nómina de la empresa contra los recibos de pago de salarios reportado en el portal del SAT. Se extraen los archivos locales de la empresa directamente de su sistema y se descargan las facturas del portal del SAT para encontrar diferencias en montos sobre lo timbrado. Todo esto para el periodo de tiempo al que corresponden los XML.


Generación de Facturas

Ingresa automáticamente al sistema de la empresa para verificar qué facturas quedan pendientes de ser completadas, se verifican cantidades, datos de contacto, aplican descuentos y formas de pago para después ser enviadas directamente a la dirección de correo electrónico ,cargada previamente en el sistema,del cliente.

Automatización de las cuentas por pagar.

Conciliación de Facturas y pagos

Cruza directamente las facturas cargadas en el sistema de la empresa con los estados de cuenta de los bancos de la empresa para verificar cuales han sido ya pagadas y cuales están pendientes para notificarle al cliente su pronto pago.

Construcción de Nóminas

Ingresa a sistemas para llevar a cabo una extracción de reportes mediante filtros ingresados directamente en el sistema como usuarios de interés y modalidad. Una vez identificadas las características se construyen las nóminas a pagar de cada usuario.  

Comparación contra Lista Negra del SAT

Ingresa a la aplicación web del SAT para descargar todas las facturas de un cierto rango de tiempo para así comparar cada RFC dentro de cada factura en formato XML contra la lista de RFCs que construyen la “Lista Negra” del SAT para verificar autenticidad de los mismos.

EDUCACIÓN

Firma Electrónica

En conjunto con una plataforma dedicada a realizar transacciones de firma electrónica (One Span) el RPA de Jobot carga los documentos correspondientes a firmar, los firma en automático y los envía a una lista de destinatarios declarada por el cliente.

Para este RPA se han desarrollado variantes:

• Firma Electrónica masiva con excepciones

Se generan transacciones con grandes listas de destinatarios y datos a incluir en la transacción, así como la configuración para que este requiera firmas mínimas por archivo aunque no todas las partes necesariamente necesiten firmar. Este tipo de firma electrónica puede ser implementado en temas de inscripciones, diplomas, circulares y constancias por parte de la escuela.

• Firma Electrónica Certificada

Los documentos son firmados con una validación de firma electrónica certificada mediante token (otorgado por cualquier empresa certificadora del usuario) y aprobación del usuario, esto para aumentar la seguridad de la misma transacción. Este tipo de firma electrónica puede ser implementado en temas de pagos, nómina de empleados y/o pago de servicios.


Reportes de seguimiento para maestros

Ingresa al sistema donde se lleva registro de las activadas y clases de cada maestro por fecha. Esta descarga estos reportes para utilizarlos junto con los archivos de seguimiento y análisis interno ya sea en una herramienta como Excel u otra para cada maestro. Esto permite llevar un control por mes sobre las actividades de cada maestro, su rendimiento, asistencia y grupos bajo su cargo.

Venta al por menor y bienes de consumo

SCREEN SCRAPING

Licitaciones en Compranet

Ingresa a un portal de licitación para productos o materiales por parte del gobierno mexicano, donde este descarga las bases de cada orden, compara con el catálogo actual de la empresa y si esta lo cubre notifica directamente a sus proveedores sobre lo requerido. Por último, envía la respuesta correspondiente a cada licitación en el portal.


Reportes por venta de asesoras

Ingresa al sistema de información empresarial donde se lleva registro de las ventas de cada asesora por fecha. Se descargan estos reportes para utilizarlos junto con los archivos de seguimiento y análisis interno en Excel para cada asesora. Esto permite llevar un control por mes sobre las ventas de cada asesora y centros de y su rendimiento.

Búsqueda y extracción de productos en diferentes establecimientos delimitados por ubicación en aplicaciones web para venta de productos

Ingresa a la aplicación web y se identifican todos los establecimientos dentro de una ubicación para llevar a cabo una búsqueda por zona dentro de cada uno de los establecimientos para extraer todos los productos que la conforman. Posteriormente se extrae toda la información relacionada a los productos (pasillo, categoría, nombre de producto, precio, descuento, descripción breve, URL de imagen, ubicación). Por último, se escribe toda la información extraída en el punto anterior a un archivo local.


Extracción de datos específicos sobre documentos en formato PDF

Se identifican los archivos en formato PDF dentro de una carpeta para poder realizar la extracción de los datos. Posteriormente se lleva a cabo una separación de las hojas que conforman cada uno de los archivos en formato PDF para poder después extraer datos de las mismas. Por último, se da lugar a una lectura mediante OCR para identificar la información de cada documento, extraerla y almacenarla dentro de otro archivo que indique el cliente.

INDUSTRIA SEGUROS

Búsqueda, extracción y elaboración de reportes de pólizas de seguros de vida, médicos e inversión

Ingresa a la aplicación de la empresa para llevar a cabo una búsqueda sobre la información referente a las pólizas correspondientes. Posteriormente se descarga automáticamente la información buscada y extraída previamente para ser manipulada por un archivo local integrado con macros, así pues, se organiza la información, se calculan y agregan columnas con datos de valor los cuales no se encuentran originalmente en los archivos descargados. Por último, contando con la información organizada y sus adiciones se genera un reporte de carácter diario para ser enviado por correo electrónico.


Apoyo en ERP

Ingresa en una cuenta al ERP y extrae todas las facturas que se cargaron incompletas consecuente a esto edita cada factura para validarlas, palomearlas y guardarlas como ya facturas actualizadas.

Edición y carga de artículos a órdenes de trabajo en ERP Netsuite.

Ingresa al sistema de planificación de recursos empresariales Netsuite donde busca las ordenes de trabajo previamente extraídas de un archivo local de la empresa. Posteriormente edita cada orden de trabajo insertando los datos correspondientes de acuerdo con los artículos mencionados en los archivos de artículos de la empresa. Como último paso guarda la orden de trabajo y notifica al cliente en caso de errores en las ordenes de trabajo.


Compensación de Pagos con facturas en SAP

Ingresa al sistema de planificación de recursos empresariales SAP donde busca el módulo correspondiente para despues realizar compensaciones de pago de clientes para 115 sucursales en la República Mexicana. Dentro del módulo se ordena la tabla con base en filtros (fecha y hora), selecciona cada pago realizando así la compensación correspondiente verificando el pago contra las facturas cargadas en sistema. En caso de que estos coincidan lo reporta como “Compensado” mientras que si no coincide lo reporta como “No Compensado”. Por último, genera un reporte en integración con Microsoft Office para ser enviado por correo electrónico.  

Autoservicio (Respuesta y seguimiento a clientes)

Servicio automatizado donde el cliente puede resolver cualquier duda o asunto con la empresa sin tener que invertir una gran cantidad de recursos para atender sus necesidades. Este servicio permite responder a las consultas de comentarios de los clientes por redes sociales o correo electrónico mediante formatos predefinidos de acuerdo a sus necesidades (estatus de la orden, fecha y hora de la orden, fecha de envío, fecha de entrega o incluso dependiendo el giro de la empresa brindar al cliente la lista de productos ordenados, el balance de su cuenta y retrasos con su solicitud).

Construcción y publicación de contenido en redes sociales

Se lleva a cabo una lectura sobre el archivo otorgado por el cliente para extraer la información para cada publicación, estos pueden ser inclusive ligas de sitios web donde se necesite extraer información. Posteriormente se ingresa a la cuenta correspondiente dentro de la plataforma de la red social donde se realizarán las publicaciones correspondientes. Por último, una vez completado el proceso de publicación se cerrará automáticamente sesión dentro de la plataforma de la red social.


Almacenamiento de información del cliente

Este servicio de RPA puede ayudar a almacenar, clasificar y organizar todo tipo de información del cliente para garantizar que todo sea fácilmente accesible. El sistema categorizará automáticamente diferentes datos como información de contacto, historial de compras, preferencias, información personal como cumpleaños o aniversarios.

El sistema puede mostrar toda la información a ejecutivos de atención al cliente, vendedores y empleados similares. No es necesario ingresar esta información manualmente ni preocuparse por su precisión. RPA garantiza un nivel de precisión más alto que las personas y tiene un margen de error menor. El almacenamiento de información es uno de los trabajos más intensivos en mano de obra y puede causar mucho estrés y pérdida de tiempo.

Extracción de datos de diferentes formatos

Los datos pueden aparecer en diferentes formatos que van desde texto editable hasta notas escritas a mano. Los encargados en ingreso de datos luchan por leer la información e ingresarla en el sistema. La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres puede leer fácilmente la información de diferentes fuentes de formato e ingresarla en el sistema.

Todo el proceso se puede automatizar con poco compromiso en la precisión de la información. Si su empresa necesita recopilar y almacenar información de diferentes fuentes, RPA es una gran inversión. Los empleados dedican entre el 10% y el 20% de su tiempo en tareas recitativas en su ordenador como esta.


Limpieza de Base de Datos para números celulares

Se descarga una base de datos para extraer las extensiones telefónicas a nivel nacional y poder identificar cuales son los números fijos, móviles o inexistentes. Una vez catalogados cada número telefónico se pueden tomar las acciones pertinentes de acuerdo las necesidades del cliente.

Corrección de módulos de tiempo, actualización de calendario para asesoras y corrección en datos del cliente.

Ingresa al sistema de citas de la empresa para hacer una extracción del calendario referente a las citas próximas por cada asesora (incluyendo la información del cliente). Posteriormente realiza igualación entre cada cita con la máquina de tratamiento correspondiente, esto permite tener conocimiento sobre que maquina corresponde a cada clienta y su tratamiento. Por último, reingresa al sistema para extraer información específica que involucre datos de la asesora y de la cita, en caso de estar incorrectos estos se corrigen mediante registros locales de la empresa.


Integración con Chatbot

Integración de un Chatbot dentro de la página web del cliente el cual tenga capacidad de funcionar las 24 horas del día por 7 días a la semana. El Chatbot cuenta con la capacidad de entablar una conversación inicial con cualquier usuario y posteriormente despliega opciones para el usuario donde algunas de estas opciones pueden ser respondidas automáticamente por el Chatbot y las otras permiten que el usuario si así lo desea entable una conversación con un agente humano para resolver su caso particular.

CASOS DE USO POR

PROCESO

Autoservicio (Respuesta y seguimiento a clientes)

Servicio automatizado donde el cliente puede resolver cualquier duda o asunto con la empresa sin tener que invertir una gran cantidad de recursos para atender sus necesidades. Este servicio permite responder a las consultas de comentarios de los clientes por redes sociales o correo electrónico mediante formatos predefinidos de acuerdo a sus necesidades (estatus de la orden, fecha y hora de la orden, fecha de envío, fecha de entrega o incluso dependiendo el giro de la empresa brindar al cliente la lista de productos ordenados, el balance de su cuenta y retrasos con su solicitud).


Construcción y publicación de contenido en redes sociales

Se lleva a cabo una lectura sobre el archivo otorgado por el cliente para extraer la información para cada publicación, estos pueden ser inclusive ligas de sitios web donde se necesite extraer información. Posteriormente se ingresa a la cuenta correspondiente dentro de la plataforma de la red social donde se realizarán las publicaciones correspondientes. Por último, una vez completado el proceso de publicación se cerrará automáticamente sesión dentro de la plataforma de la red social.

Almacenamiento de información del cliente

Este servicio de RPA puede ayudar a almacenar, clasificar y organizar todo tipo de información del cliente para garantizar que todo sea fácilmente accesible. El sistema categorizará automáticamente diferentes datos como información de contacto, historial de compras, preferencias, información personal como cumpleaños o aniversarios.

El sistema puede mostrar toda la información a ejecutivos de atención al cliente, vendedores y empleados similares. No es necesario ingresar esta información manualmente ni preocuparse por su precisión. RPA garantiza un nivel de precisión más alto que las personas y tiene un margen de error menor. El almacenamiento de información es uno de los trabajos más intensivos en mano de obra y puede causar mucho estrés y pérdida de tiempo.


Extracción de datos de diferentes formatos

Los datos pueden aparecer en diferentes formatos que van desde texto editable hasta notas escritas a mano. Los encargados en ingreso de datos luchan por leer la información e ingresarla en el sistema. La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres puede leer fácilmente la información de diferentes fuentes de formato e ingresarla en el sistema.

Todo el proceso se puede automatizar con poco compromiso en la precisión de la información. Si su empresa necesita recopilar y almacenar información de diferentes fuentes, RPA es una gran inversión. Los empleados dedican entre el 10% y el 20% de su tiempo en tareas recitativas en su ordenador como esta.

Limpieza de Base de Datos para números celulares

Se descarga una base de datos para extraer las extensiones telefónicas a nivel nacional y poder identificar cuales son los números fijos, móviles o inexistentes. Una vez catalogados cada número telefónico se pueden tomar las acciones pertinentes de acuerdo las necesidades del cliente.


Corrección de módulos de tiempo, actualización de calendario para asesoras y corrección en datos del cliente.

Ingresa al sistema de citas de la empresa para hacer una extracción del calendario referente a las citas próximas por cada asesora (incluyendo la información del cliente). Posteriormente realiza igualación entre cada cita con la máquina de tratamiento correspondiente, esto permite tener conocimiento sobre que maquina corresponde a cada clienta y su tratamiento. Por último, reingresa al sistema para extraer información específica que involucre datos de la asesora y de la cita, en caso de estar incorrectos estos se corrigen mediante registros locales de la empresa.

Integración con Chatbot

Integración de un Chatbot dentro de la página web del cliente el cual tenga capacidad de funcionar las 24 horas del día por 7 días a la semana. El Chatbot cuenta con la capacidad de entablar una conversación inicial con cualquier usuario y posteriormente despliega opciones para el usuario donde algunas de estas opciones pueden ser respondidas automáticamente por el Chatbot y las otras permiten que el usuario si así lo desea entable una conversación con un agente humano para resolver su caso particular.

Venta al por menor y bienes de consumo

SCREEN SCRAPING

Licitaciones en Compranet

Ingresa a un portal de licitación para productos o materiales por parte del gobierno mexicano, donde este descarga las bases de cada orden, compara con el catálogo actual de la empresa y si esta lo cubre notifica directamente a sus proveedores sobre lo requerido. Por último, envía la respuesta correspondiente a cada licitación en el portal.


Reportes por venta de asesoras

Ingresa al sistema de información empresarial donde se lleva registro de las ventas de cada asesora por fecha. Se descargan estos reportes para utilizarlos junto con los archivos de seguimiento y análisis interno en Excel para cada asesora. Esto permite llevar un control por mes sobre las ventas de cada asesora y centros de y su rendimiento.

Búsqueda y extracción de productos en diferentes establecimientos delimitados por ubicación en aplicaciones web para venta de productos

Ingresa a la aplicación web y se identifican todos los establecimientos dentro de una ubicación para llevar a cabo una búsqueda por zona dentro de cada uno de los establecimientos para extraer todos los productos que la conforman. Posteriormente se extrae toda la información relacionada a los productos (pasillo, categoría, nombre de producto, precio, descuento, descripción breve, URL de imagen, ubicación). Por último, se escribe toda la información extraída en el punto anterior a un archivo local.


Extracción de datos específicos sobre documentos en formato PDF

Se identifican los archivos en formato PDF dentro de una carpeta para poder realizar la extracción de los datos. Posteriormente se lleva a cabo una separación de las hojas que conforman cada uno de los archivos en formato PDF para poder después extraer datos de las mismas. Por último, se da lugar a una lectura mediante OCR para identificar la información de cada documento, extraerla y almacenarla dentro de otro archivo que indique el cliente.

AUTOMATIZACION DE ERP

INDUSTRIA FINANZAS

Apoyo en ERP

Ingresa en una cuenta al ERP y extrae todas las facturas que se cargaron incompletas consecuente a esto edita cada factura para validarlas, palomearlas y guardarlas como ya facturas actualizadas.


Edición y carga de artículos a órdenes de trabajo en ERP Netsuite.

Ingresa al sistema de planificación de recursos empresariales Netsuite donde busca las ordenes de trabajo previamente extraídas de un archivo local de la empresa. Posteriormente edita cada orden de trabajo insertando los datos correspondientes de acuerdo con los artículos mencionados en los archivos de artículos de la empresa. Como último paso guarda la orden de trabajo y notifica al cliente en caso de errores en las ordenes de trabajo.

Compensación de Pagos con facturas en SAP

Ingresa al sistema de planificación de recursos empresariales SAP donde busca el módulo correspondiente para despues realizar compensaciones de pago de clientes para 115 sucursales en la República Mexicana. Dentro del módulo se ordena la tabla con base en filtros (fecha y hora), selecciona cada pago realizando así la compensación correspondiente verificando el pago contra las facturas cargadas en sistema. En caso de que estos coincidan lo reporta como “Compensado” mientras que si no coincide lo reporta como “No Compensado”. Por último, genera un reporte en integración con Microsoft Office para ser enviado por correo electrónico.  

INDUSTRIA SEGUROS

Búsqueda, extracción y elaboración de reportes de pólizas de seguros de vida, médicos e inversión

Ingresa a la aplicación de la empresa para llevar a cabo una búsqueda sobre la información referente a las pólizas correspondientes. Posteriormente se descarga automáticamente la información buscada y extraída previamente para ser manipulada por un archivo local integrado con macros, así pues, se organiza la información, se calculan y agregan columnas con datos de valor los cuales no se encuentran originalmente en los archivos descargados. Por último, contando con la información organizada y sus adiciones se genera un reporte de carácter diario para ser enviado por correo electrónico.

CASOS DE USO
POR TECNOLOGÍA

Desglose de Nómina

Comparación de XML referentes a la nómina de la empresa contra los recibos de pago de salarios reportado en el portal del SAT. Se extraen los archivos locales de la empresa directamente de su sistema y se descargan las facturas del portal del SAT para encontrar diferencias en montos sobre lo timbrado. Todo esto para el periodo de tiempo al que corresponden los XML.


Generación de Facturas

Ingresa automáticamente al sistema de la empresa para verificar qué facturas quedan pendientes de ser completadas, se verifican cantidades, datos de contacto, aplican descuentos y formas de pago para después ser enviadas directamente a la dirección de correo electrónico ,cargada previamente en el sistema,del cliente.

Automatización de las cuentas por pagar.

Conciliación de Facturas y pagos

Cruza directamente las facturas cargadas en el sistema de la empresa con los estados de cuenta de los bancos de la empresa para verificar cuales han sido ya pagadas y cuales están pendientes para notificarle al cliente su pronto pago.

Construcción de Nóminas

Ingresa a sistemas para llevar a cabo una extracción de reportes mediante filtros ingresados directamente en el sistema como usuarios de interés y modalidad. Una vez identificadas las características se construyen las nóminas a pagar de cada usuario.  

Comparación contra Lista Negra del SAT

Ingresa a la aplicación web del SAT para descargar todas las facturas de un cierto rango de tiempo para así comparar cada RFC dentro de cada factura en formato XML contra la lista de RFCs que construyen la “Lista Negra” del SAT para verificar autenticidad de los mismos.

Firma Electrónica

En conjunto con una plataforma dedicada a realizar transacciones de firma electrónica (One Span) el RPA de Jobot carga los documentos correspondientes a firmar, los firma en automático y los envía a una lista de destinatarios declarada por el cliente.

 

Para este RPA se han desarrollado variantes:

• Firma Electrónica masiva con excepciones

Se generan transacciones con grandes listas de destinatarios y datos a incluir en la transacción, así como la configuración para que este requiera firmas mínimas por archivo aunque no todas las partes necesariamente necesiten firmar. Este tipo de firma electrónica puede ser implementado en temas de inscripciones, diplomas, circulares y constancias por parte de la escuela.

• Firma Electrónica Certificada

Los documentos son firmados con una validación de firma electrónica certificada mediante token (otorgado por cualquier empresa certificadora del usuario) y aprobación del usuario, esto para aumentar la seguridad de la misma transacción. Este tipo de firma electrónica puede ser implementado en temas de pagos, nómina de empleados y/o pago de servicios.


Reportes de seguimiento para maestros

Ingresa al sistema donde se lleva registro de las activadas y clases de cada maestro por fecha. Esta descarga estos reportes para utilizarlos junto con los archivos de seguimiento y análisis interno ya sea en una herramienta como Excel u otra para cada maestro. Esto permite llevar un control por mes sobre las actividades de cada maestro, su rendimiento, asistencia y grupos bajo su cargo.

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